Importação de Notas Legadas},{

O SeminaryERP usa uma única abordagem tanto para créditos de transferência de uma instituição parceira quanto para o preenchimento retroativo em massa de notas de um sistema legado. O modelo trata "nossa própria história pré-SeminaryERP" como um Seminário Parceiro autorreferenciado, de modo que o mesmo fluxo de trabalho que ingere o histórico escolar de um aluno transferido também incorpora décadas de dados históricos.

A importação é um fluxo de trabalho em etapas e idempotente:

Seminário Parceiro → Equivalências de Disciplinas → Lote de Importação de Histórico (Rascunho → Dry-Run → Enviar)

O Dry-Run resolve cada linha com base nas equivalências e na política de conversão sem mexer no registro do estudante. Enviar efetiva cada linha na Matrícula no Programa do estudante e atualiza os totais da auditoria de graduação. Reenviar o mesmo (estudante, código da disciplina de origem, período de origem) atualiza a linha existente do histórico no local — sem duplicatas.

1º. Configuração única (Legado Interno)

Para importar os dados históricos da sua própria instituição, crie um Seminário Parceiro autorreferenciado e uma política de conversão de notas. Cadastre uma vez, reutilize para sempre.

1. Crie a Política de Conversão de Notas "Identidade (Interno)"
   • Escala de Notas de Origem = sua escala interna
   • Escala de Notas de Destino = sua escala interna (mesma)
   • Método de Conversão = identity
   • Enviar. Políticas enviadas podem ser referenciadas por registros de Seminário Parceiro; rascunhos não.
2. Crie o registro de Seminário Parceiro
   • Nome: p.ex. ESWA Legacy (pre-2026)
   • Is Internal Legacy: marcado (essa opção fica somente leitura após a criação, impede a exclusão e oculta o registro das visualizações de lista padrão)
   • Counts in GPA: marcado (notas legadas SÃO as notas da sua própria instituição — devem participar do cálculo do GPA)
   • Credit Unit Ratio: 1,0
   • Escala de Notas Padrão = sua escala interna
   • Política de Conversão Padrão = Identity (Internal)
3. Criar em lote as Equivalências de Disciplinas
   • Abra a visualização de lista de Equivalência de Disciplinas do Seminário Parceiro.
   • Clique em Create Legacy Integration (apenas para Gerente do Sistema).
   • Selecione o Seminário Parceiro legado que você acabou de criar.
   • Uma equivalência legacy_identity submetida é criada por disciplina no seu catálogo, mapeando a disciplina a si mesma. Disciplinas já mapeadas são ignoradas — a ação é idempotente.

Após isso, o Seminário Parceiro legado está pronto para receber importações de históricos. Vá para a etapa 3 para o fluxo real de importação.

2º. Configuração única (Parceiro Externo)

Para um parceiro realmente externo (um seminário parceiro transferindo créditos para cá):

1. Crie (ou reutilize) a Escala de Notas do parceiro se for diferente da sua. Enviar.
2. Crie a Política de Conversão de Notas da escala do parceiro para a sua escala interna:
   • Escolha um conversion_method: identity, linear_multiplier, linear_with_offset, interval_map ou manual_per_course.
   • Para linear_*, defina o multiplier (e o offset, se aplicável). Ex. Escala francófona 0–20 → Porcentagem interna = ×5.
   • Para interval_map, preencha a tabela de mapeamento símbolo a símbolo. Os menus de seleção Símbolo de Origem e Símbolo de Destino são preenchidos automaticamente a partir das respectivas escalas — todo símbolo de origem deve ser mapeado (símbolos de destino sem origem são permitidos).
   • Enviar.
3. Crie o registro de Seminário Parceiro para a instituição:
   • Is Internal Legacy: desmarcado
   • Counts in GPA: geralmente desmarcado (padrão do setor — créditos transferidos contam para o diploma mas não para o GPA)
   • Credit Unit Ratio: horas-crédito internas por 1 unidade de crédito do parceiro (por exemplo, 0,5 para ECTS → horas de semestre dos EUA com metade do peso)
   • Minimum Transferable Grade: código de nota na sua escala interna abaixo do qual transferências são bloqueadas no momento do commit (p.ex., C)
   • Escala de Notas Padrão / Política de Conversão Padrão = o que você acabou de criar
4. Crie Equivalências de Disciplinas do Seminário Parceiro uma de cada vez, da disciplina do parceiro para a sua disciplina interna:
   • Preencha source_course_code, source_course_name, source_credit_value e a internal_course de destino.
   • Substituições opcionais por disciplina: credit_override (para forçar uma contagem específica de créditos), conversion_policy_override (para uma disciplina em uma escala diferente da padrão do parceiro — p.ex., um departamento de música em aprovação/reprovação).
   • Anexe um Supporting Document (aprovação da direção, ata de comitê, carta do credenciador) para trilha de auditoria.
   • Enviar. Apenas equivalências enviadas podem ser usadas durante a importação.

Equivalências de disciplinas são enviáveis: para alterar uma, cancele e faça uma emenda — a versão antiga é mantida via amended_from, e as linhas de histórico existentes continuam referenciando a original.

3º. Importando históricos

O Lote de Importação de Histórico de Parceiro atende tanto ao caso manual de um único estudante quanto ao caso em massa via CSV. Cada lote contém:

• Partner Seminary: de qual parceiro são os dados representados por este lote
• Target Program: o programa interno ao qual os créditos se aplicam
• Target Academic Term: o período letivo interno ao qual estas linhas estão ancoradas (normalmente o período atual do estudante para transferência externa, ou um período legado designado para preenchimento retroativo)

Entrada manual (um estudante)

1. Crie um novo Partner Transcript Import Batch.
2. Selecione Partner Seminary, Target Program, Target Academic Term. Salvar. (Os preenchimentos automáticos ativam somente após o primeiro salvamento.)
3. Na tabela Rows, adicione uma linha por disciplina:
   • Student (Link) OU Student Email — qualquer um identifica o estudante. Se apenas o e-mail for fornecido, o dry-run o resolve para o registro de Student via Student.user.
   • Source Course Code — menu preenchido a partir das equivalências enviadas para esse parceiro. Selecionar um código preenche automaticamente Source Course Name e Source Credit Value a partir da equivalência.
   • Source Term — texto livre (os períodos do parceiro não são rastreados aqui como registros de Academic Term).
   • Source Grade — menu preenchido com os códigos de nota da escala de notas padrão do parceiro.
   • External Reference — ID opcional do sistema de origem; tem precedência sobre a chave natural de idempotência.
4. Salvar, depois clique em Run Dry-Run.
5. Se o dry-run estiver limpo, o status avança para Dry-Run Clean. Clique em Enviar.

Entrada em massa por CSV

1. Use a ferramenta nativa de Data Import do Frappe (use a barra de pesquisa) --> Add Data Import

2. Document type: Partner Transcript Import Batch Import Import Type: Insert New records A única caixa de seleção marcada deve ser Don't send emails. Salvar

3. Você pode baixar um modelo de CSV pela ferramenta para enviar seus dados. Observe que não é necessário repetir os campos iniciais (seminário de origem, programa de destino e período letivo de destino)

   Seminário Parceiro,Programa de Destino,Período Acadêmico de Destino,Código da Disciplina de Origem (Linhas),Nota de Origem (Linhas),Período de Origem (Linhas),E-mail do estudante (Linhas)
   T-LINK,Master of Divinity,2025-2026 (SP26),SFD-101,A,1S 24,modest@gmail.com
   ,,,THM-201,A,1S24,modest@gmail.com

4. Após a importação bem-sucedida, abra o Lote — todas as linhas devem estar na grade com Student em branco e Student Email preenchido.

5. Clique em Run Dry-Run. Cada linha é resolvida:

   • E-mail → Link do Estudante
   • Disciplina de origem → disciplina interna via a equivalência
   • Créditos de origem → créditos internos (via credit_override, source_credit_value da equivalência ou o próprio valor da linha × credit_unit_ratio)
   • Nota de origem → nota de destino via a política de conversão

6. Corrija quaisquer avisos (veja a referência abaixo) e depois clique em Enviar.

4º. Referência de avisos do Dry-Run

Aviso	Significado	Correção
unknown_student_email	Nenhum registro de Student tem um campo user correspondente ao e-mail.	Corrija o e-mail na linha ou atualize o link de Usuário do Student.
no_submitted_equivalence	Nenhuma Equivalência de Disciplina enviada para este parceiro + código de origem.	Crie e envie a equivalência ou corrija o código de origem.
zero_credits	O crédito de origem da linha está em branco e a equivalência não possui source_credit_value / credit_override.	Preencha o source_credit_value da linha ou edite a equivalência para ter um padrão.
below_minimum_transferable	A nota convertida está abaixo do Minimum Transferable Grade do parceiro.	Julgamento da secretaria acadêmica — pule a linha ou adicione uma Override Note para aceitá-la.
clamped_high / clamped_low	A conversão linear produziu um valor fora da escala de destino; o resultado foi limitado.	Normalmente aceitável; informativo. Revise o multiplicador da política se a limitação ocorrer com frequência.
no_mapping	Uma conversão interval_map não tinha linha para este símbolo de origem, ou a nota não foi encontrada na escala de destino.	Emende o mapeamento da política para cobrir o símbolo ausente.
unparseable_source	A conversão linear não conseguiu interpretar a nota de origem como um número.	Corrija a nota de origem ou mude a política para interval_map / manual_per_course.

Uma linha com aviso bloqueia o Dry-Run Clean, a menos que a secretaria acadêmica preencha Override Note nessa linha. O commit tem proteção adicional: toda linha deve ter um Student resolvido para que o envio seja bem-sucedido.

5º. Enviar

Ao enviar:

• Cada linha se torna um lançamento transferido de Program Enrollment Course na Matrícula no Programa do estudante para (Target Program, Target Academic Term). Is Transfer fica marcado; Partner Seminary, Mapping Type, Course Equivalence, Conversion Policy Applied, Source Course Code, Source Term, Source Grade, External Reference são todos registrados para auditoria.
• O Total Credits da Matrícula no Programa é recalculado a partir da SOMA das linhas aprovadas.
• Os créditos da trilha de ênfase são recalculados; ênfases concedidas automaticamente são marcadas.
• A visualização de histórico voltada ao estudante mostra as disciplinas transferidas ao lado das internas.

6º. Reexecutando e emendando

O lote é idempotente. Reenviar um lote com as mesmas linhas atualiza as entradas existentes do histórico no local (correspondência em partner_seminary + source_course_code + source_term, ou external_reference quando presente). Para corrigir dados:

• Correção no mesmo período — Crie um novo lote com as linhas corrigidas; as linhas de PEC existentes são atualizadas. Os totais são atualizados.
• Período errado selecionado — Cancele o lote original (com supervisão; bloqueado se linhas de histórico ainda existirem) e crie um novo lote com o Target Academic Term correto.
• Correção de política — Emende a Política de Conversão de Notas (a emenda nativa do Frappe cria a linhagem amended_from). Os históricos existentes continuam referenciando o ID da política original; novas importações usam a versão emendada. Isso preserva a reprodutibilidade histórica.

Relacionado

• Configuração Inicial — a sequência completa de primeira instalação
• Frappe Data Import