Cancelamento de Matrícula

O módulo de Cancelamento de Matrícula lida com cancelamentos de disciplina e trancamentos institucionais, com regras configuráveis por período letivo.

Visão geral

Os estudantes podem solicitar Cancelamento de Matrícula pelo Portal do LMS. As regras que regem prazos, penalidades e elegibilidade a reembolso são configuradas por usuários acadêmicos na visualização do Desk.

Conceitos-chave

• Janela sem penalidade — período configurável após o início do período letivo em que o trancamento não acarreta penalidade acadêmica
• Motivo de Trancamento — um Doctype separado que permite às instituições acompanhar e relatar por que os estudantes trancam
• Tratamento de Reembolso/Bolsa — implicações financeiras configuradas junto com as regras de trancamento

Solicitação de Trancamento de Disciplina

Iniciada pelo estudante (se permitido nas "Configurações do Seminário") ou por administradores/usuários acadêmicos

Solicitação do Estudante

Os estudantes podem solicitar trancamento de qualquer disciplina em que estejam atualmente matriculados e à qual tenham acesso no Portal. Navegue até uma Disciplina → Meu Status: ao final da página, os estudantes podem solicitar o trancamento daquela disciplina. O sistema exibirá, no topo dessa página, o status da solicitação de trancamento da disciplina.

Os estudantes precisarão informar um motivo preconfigurado e qualquer documentação comprobatória exigida por esse motivo específico. O sistema preencherá automaticamente os campos obrigatórios.

Os estudantes também podem criar solicitações de trancamento para outras disciplinas, além desta, selecionando a opção apropriada em "Escopo do Trancamento". Cada disciplina acompanhará sua própria Solicitação de Trancamento de Disciplina, mas os administradores do seminário verão as solicitações relacionadas.

Depois que o estudante enviar a solicitação, o status ficará visível no topo da página Meu Status daquela disciplina. Os status dependem do Fluxo de Trabalho configurado.

Solicitação da Secretaria Acadêmica

Profissionais da Secretaria Acadêmica ou outros usuários designados podem criar e acompanhar a progressão da Solicitação de Trancamento de Disciplina no Desk. Na imagem abaixo, é exibida uma solicitação com o status "Aprovado Academicamente", tendo como Ação a ser executada (canto superior direito) "Enviar para Análise Financeira". O SeminaryERP vem com um Fluxo de Trabalho predefinido, que pode ser personalizado pelo(a) administrador(a) do seminário. Isso é particularmente útil para incluir notificações por e-mail, entre outras possibilidades.

Motivos de Trancamento

É uma boa prática padronizar e avaliar periodicamente os motivos que levam os estudantes a desistirem de disciplinas. Muitas agências de credenciamento exigem isso, e o SeminaryERP facilita o atendimento a esse requisito. Ao criar um motivo de trancamento, os administradores definirão um nome, uma descrição, se será obrigatório anexar documentação comprobatória (ela está sempre disponível, apenas não obrigatória) e, em caso afirmativo, qual rótulo será exibido aos estudantes. Isso facilita para que os estudantes saibam exatamente o que precisam enviar. Dois editores de texto rico informativos fornecem documentação inicial para estudantes e equipe.

Regras de Trancamento

1. Dê à regra um nome claro, fácil de entender por si só.
2. A caixa de seleção "Excluir do cálculo da nota" indica que isso não contará para o GPA final},{
3. Símbolo de Avaliação: como você quer que isso apareça no histórico escolar (pode ser uma palavra, não necessariamente um símbolo)
4. Permitir crédito parcial: as atividades avaliativas enviadas pelo estudante podem ser usadas para crédito parcial (recurso em desenvolvimento)
5. Se a configuração principal em "Configurações do Seminário" permitir, uma Data por Período Letivo poderá ser calculada automaticamente para cada período letivo. Quando marcada, campos adicionais ficarão disponíveis para calcular a data "Válida até" para cada período letivo. Observe que, como a regra é aplicada por período letivo (mesmo que impacte cursos agendados), os limites de data são sempre relativos ao período letivo.
6. Reembolso: se a caixa de seleção estiver marcada, uma tabela filha ficará disponível. Isso definirá quanto será reembolsado e para quem, se a regra se aplicar. Ou seja, o sistema identificará automaticamente a Fatura de Venda daquela disciplina e criará uma Nota de Crédito vinculada a ela, seguindo o mesmo procedimento fiscal da Fatura de Venda. As regras contemplam três tipos de pagadores: Estudante (isto é, o Cliente do ERPNext associado ao Estudante), Bolsas (o Cliente do ERPNext associado a Bolsas nas Configurações do Seminário) e Outros Pagadores (pois o SeminaryERP também oferece a opção de igrejas/denominações pagarem parte da mensalidade).

Regras de Trancamento por Período Letivo

Se houver necessidade de ajuste manual das datas em que uma regra se aplica, isso pode ser feito no Desk, em Regras de Trancamento por Período Letivo.

Fluxo de Trabalho da Solicitação de Trancamento

A maioria dos seminários não precisará editar o fluxo de trabalho pré-configurado. No entanto, isso é possível e instituições maiores podem se beneficiar especialmente de personalizações. Como isso é um recurso do ERPNext, a documentação deles pode ser útil.

Vias rápidas para programas em andamento e gratuitos

Duas sinalizações no Programa subjacente alteram os botões mostrados em uma solicitação de cancelamento de matrícula para que os usuários não tenham que clicar através de estados de revisão que não têm nada para avaliar:

• É Contínuo — Uma propriedade do Nível do Programa, espelhada em cada Programa nesse nível. Programas Contínuos não têm nenhum conceito de graduação, GPA ou transcrição, portanto não há nada para revisar academicamente em uma retirada.
• Programa gratuito — uma caixa de verificação por programa. Quando definido, o registro não gera faturas de vendas, então não há nada para revisar financeiramente em uma retirada.

Os botões disponíveis em uma solicitação de cancelamento de matrícula de curso se adaptam automaticamente:

Sinalizadores do programa	Botão mostrado no rascunho	Leva à
Nenhum	Enviar (padrão)	Enviado → Revisão Acadêmica padrão → Revisão Financeira
Apenas grátis	Enviar (padrão)	Enviado → Revisão Acadêmica → Aprovado Academicamente; de lá, o usuário acadêmico pode escolher Completo para ignorar a Revisão Financeira
Somente Contínuo	Enviar e Pular Revisão Acadêmica (Usuário Acadêmico)	Aprovação acadêmica → Revisão financeira (cursos pagos únicos ainda resolvidos)
Contínuo e grátis	Enviar e Completar (Usuário Acadêmico ou Acadêmico)	Concluído (sem revisão alguma)

Quando um pedido chega ao Aprovado acadêmico através do caminho Enviar e Pular Revisão Acadêmica, nenhum tratamento de nota foi aplicado — o sistema simplesmente marca a matrícula do Curso subjacente como cancelada.

Se um aluno iniciar um cancelamento de matrícula de um programa contínuo mas pago, eles ainda verão o botão padrão de Enviar; o usuário acadêmico posteriormente avalia a solicitação por meio da Revisão Acadêmica, onde o processamento acadêmico de programas contínuos é simplificado por natureza.