Retiro

El módulo de retiro gestiona bajas de cursos y retiros institucionales con reglas configurables por periodo académico.

Descripción general

Los estudiantes pueden solicitar el retiro a través del Portal del LMS. Las reglas que rigen los plazos, las penalizaciones y la elegibilidad para reembolsos las configuran los usuarios académicos en la vista de Desk.

Conceptos clave

• Periodo sin penalización — un periodo configurable después del inicio del periodo académico en el que el retiro no conlleva penalización académica
• Motivo de retiro — un doctype independiente que permite a las instituciones hacer seguimiento y reportar por qué los estudiantes se retiran
• Gestión de reembolsos/becas — implicaciones financieras configuradas junto con las reglas de retiro

Solicitud de retiro de curso

Iniciada por el estudiante (si está permitido en Seminary Settings) o por administradores/usuarios académicos

Solicitud del estudiante

Los estudiantes pueden solicitar el retiro de cualquier curso en el que estén actualmente matriculados y al que tengan acceso en el Portal. Vaya a un Curso --> Mi estado: Al final de la página, los estudiantes pueden solicitar el retiro de ese curso. El sistema mostrará en la parte superior de esta página el estado de la solicitud de retiro del curso.

Los estudiantes deberán proporcionar un motivo preconfigurado y cualquier documentación de respaldo requerida por ese motivo específico. El sistema completará automáticamente los campos obligatorios.

Los estudiantes también pueden crear solicitudes de retiro para otros cursos, además de este, seleccionando la opción adecuada en "Withdrawal Scope". Cada curso llevará su propio registro de la Solicitud de retiro del curso, pero los administradores del seminario verán las solicitudes relacionadas.

Una vez que el estudiante haya enviado la solicitud, su estado será visible en la parte superior de la página Mi estado de ese curso. Los estados dependen del Workflow correspondiente.

Solicitud del registrador

Los registradores u otros usuarios asignados pueden crear y hacer seguimiento del progreso de la Solicitud de retiro del curso dentro de Desk. En la imagen siguiente se muestra una solicitud con estado "Academically Approved", con la Acción a realizar (arriba a la derecha) "Send for Financial Review." Seminary ERP incluye un Workflow predefinido, que puede personalizar el administrador del seminario. Esto es particularmente útil para incluir notificaciones por correo electrónico, entre otras posibilidades.

Motivos de retiro

Es una buena práctica estandarizar y evaluar periódicamente los motivos que llevan a los estudiantes a retirarse de los cursos. Muchas agencias acreditadoras lo exigen y SeminaryERP facilita el cumplimiento de este requisito. Cuando se crea un motivo de retiro, los administradores indicarán un nombre, una descripción, si será obligatorio adjuntar documentación de respaldo (siempre está disponible, solo que no es obligatoria) y, en ese caso, qué etiqueta se mostrará a los estudiantes. Esto facilita que los estudiantes sepan exactamente qué deben enviar. Dos editores de texto enriquecido informativos proporcionan documentación inicial para estudiantes y personal.

Reglas de retiro

1. Asigne a la regla un nombre claro, fácil de entender por sí mismo.
2. La casilla de verificación "Exclude from Grade calculation" indica que esto no contará para el GPA final
3. Símbolo de calificación: Cómo desea que esto aparezca en el expediente académico (puede ser una palabra, no necesariamente un símbolo)
4. Permitir crédito parcial: Las evaluaciones enviadas por el estudiante pueden usarse para otorgar crédito parcial (esta función está en desarrollo)
5. Si la configuración principal en "Seminary Settings" lo permite, se podrá calcular automáticamente para cada periodo una Fecha basada en el periodo. Cuando está marcada, habrá campos adicionales para calcular la fecha "Applies until" para cada periodo. Tenga en cuenta que, dado que la regla se aplica por periodo (aunque afecte a los horarios de los cursos), los umbrales de fecha siempre son relativos al periodo.
6. Reembolso: Si la casilla está marcada, se habilita una tabla hija. Esto definirá cuánto se reembolsará y a quién, si la regla aplica. Es decir, el sistema identificará automáticamente la "Sales Invoice" de ese curso y creará una "Credit Note" contra ella, siguiendo el mismo procedimiento fiscal que la "Sales Invoice". Las reglas contemplan tres tipos de pagadores: Estudiante (es decir, el Customer de ERPNext asociado con el Estudiante), Becas (el Customer de ERPNext asociado con Scholarships en Seminary Settings) y Otros pagadores (ya que SeminaryERP también da la opción de que iglesias o denominaciones paguen parte de la matrícula).

Reglas de retiro por periodo

Si es necesario ajustar manualmente las fechas a las que aplica una regla, esto puede hacerse en Desk, Term Withdrawal Rules.

Workflow de la Solicitud de retiro

La mayoría de los seminarios no necesitarán editar el Workflow preconfigurado. Sin embargo, es posible hacerlo y las instituciones más grandes pueden beneficiarse especialmente de personalizaciones. Dado que esta es una funcionalidad de ERPNext, su documentación puede resultar útil.

Fast-paths for Ongoing and Free programs

Two flags on the underlying Program change the buttons shown on a withdrawal request, so users do not have to click through review states that have nothing to evaluate:

• Is Ongoing — a property of the Program Level, mirrored onto every Program at that level. Ongoing programs have no graduation, GPA, or transcript concept, so there is nothing to academically review on a withdrawal.
• Free Program — a per-Program checkbox. When set, enrollment generates no Sales Invoices, so there is nothing to financially review on a withdrawal.

The buttons available on a Draft Course Withdrawal Request adapt automatically:

Program flags	Button shown on Draft	Lands at
Neither flag	Submit (standard)	Submitted → standard Academic Review → Financial Review chain
Free only	Submit (standard)	Submitted → Academic Review → Academically Approved; from there the academic user can pick Complete to skip Financial Review
Ongoing only	Submit & Skip Academic Review (Academics User)	Academically Approved → Financial Review (one-off paid courses still settle)
Ongoing and Free	Submit & Complete (Student or Academics User)	Completed (no review at all)

When a request lands at Academically Approved via the Submit & Skip Academic Review path, no grade treatment is applied — the system simply marks the underlying Course Enrollment as withdrawn.

If a student initiates a withdrawal for an ongoing-but-paid program, they still see the standard Submit button; the academic user later walks the request through Academic Review, where the academic processing for ongoing programs is a no-op by design.