Habitaciones e instalaciones

Planificar un término es realmente un problema que coincide: el curso correcto, en una habitación que es lo suficientemente grande, tiene lo que el curso necesita, y no está ya tomado. Las herramientas Habitaciones y Servicios lo convierten de conjeturas en algo que puedes ver y confianza. You describe your spaces once — what each room has and how many it seats — describe what each kind of course needs, and from then on the system helps you place sections, keeps a room from being double-booked, manages a waitlist when a section fills, and shows you at a glance which rooms are busy, which are free, and where demand outran the seats you have.

Todo aquí es opcional y progresivo. Un seminario de dos salas puede ignorar casi todo y nada cambia. Una escuela multicampus puede modelar cada edificio , ajustar características a los requisitos y rastrear el equipo en cada habitación como activos. Enciende sólo lo que te ayuda.

Descripción general

Hay algunos bloques de construcción. La mayoría de los seminarios utilizan un subet. Ten en cuenta que una habitación tiene características y un tipo de curso requieren características de la misma lista — ese vocabulario compartido es lo que permite al sistema coincidir con ellas.

• Un Salón es tu unidad básica: un espacio con un nombre, un número, una **capacidad de asientos ** y una lista de características.
• Campus y Edificio son contenedores opcionales por encima de la habitación, para escuelas multisitio y para filtrado de marea ("habitaciones en la Biblioteca").
• Las Características de las Habitaciones son un vocabulario compartido de lo que ofrece una habitación. The same vocabulary describes what a Course Type requires, so the two can be matched.
• Un Horario del curso (una sección) se coloca en una habitación y lleva un asiento cap; una vez que está lleno, los estudiantes se unen a una lista de espera.

La jerarquía de instalaciones (Campus → Construcción → Salón)

No tienes que modelar edificios o campuses. Una habitación puede estar sola. Pero si tienes más de un sitio — o simplemente quieres que "habitaciones en el Salón de Chapel" sea una cosa — construye la jerarquía arriba hacia abajo.

Campus

Desk → Campus → Nuevo. Un campus es un sitio físico del seminario.

• **Nombre del Campus **— lo que la gente llama (Campus Principal, Extensión de Downntown).
• Abreviación — etiqueta corta opcional.
• Zona horaria — informativa por ahora. Graba la zona horaria del campus pero no cambia aún las ventanas de asistencia/chapel de facturación, que siguen la zona horaria de la (ver Attendance). Está ahí así que el registro está listo para el futuro.
• Activo: desmarca la marca para retirar un campus sin eliminar su historial.

Edificio

Escritorio → Edificio → Nuevo. Un edificio pertenece a un campus.

• Nombre del edificio — Biblioteca, Sala del Chapel. El mismo nombre puede repetirse en campuses .
• Campus — en qué campus se sienta.
• Accesible: una bandera rápida para el acceso sin pasos.

Sala

**Escritorio → Sala → Nuevo. * Más allá de lo básico (nombre, número, capacidad de asiento, accesible), una habitación puede nombrar su edificio — su campus y luego rellenar automáticamente — y listar sus Características de Habitación. La capacidad es el número que conduce los límites de asiento y los controles "¿es esta habitación lo suficientemente grande?", por lo que vale la pena mantener preciso.

Qué habitación tiene, qué necesita un curso

Este es el emparejamiento que hace posible la programación inteligente: describe las salas y los cursos en las mismas palabras, y el sistema puede decirte cuándo una habitación es un mal encaja.

Características de la habitación, qué habitación tiene

Una Característica de la habitación (Escritorio → Característica de la habitación) es una capacidad que una habitación puede ofrecer: Proyecto, Sistema de sonido, Piano, Placa blanca, Accesible en silla de rueda, y así sucesivamente. Cada una lleva una Categoría (Equipamiento AV, Musical, Configuración del Salón, Especializado) para agrupación de mareas. Se proporciona un set de inicio; añade el tuyo libremente.

En cada sala, lista las características que realmente tiene en la tabla Características de la habitación . Ese es el perfil de la habitación.

**La accesibilidad también es una característica. * Marcar una habitación Accesible para silla de ruedas como una función (no solo la vieja bandera de sí/no) permite que un curso requiere que lo vea a continuación.

Tipo de curso — lo que un curso necesita

Un tipo de curso (Escritorio → Tipo de curso) agrupa cursos según lo que requieran de una habitación . Dentro de ella, las listas de Requerimientos de la tabla, por modalidad, las Características de la habitación que la modalidad necesita:

Modalidad	Característica de la sala requerida
Todos	Proyector
Presencial	Tabla blanca
Hibrida	Sistema de sonido

Todos aplica a cada modalidad; las filas específicas le agregan. Así que una sección Presencial de este tipo de curso necesita un Proyector y una pizarra.

En cada Curso, establece su Tipo de Curso. A partir de entonces, cada sección de ese curso sabe lo que necesita, y el selector de habitación lo utiliza.

If a course has no Course Type, or a Course Type has no requirements, nothing is lost — the matching simply stays quiet. Añade requisitos sólo cuando ellos ayuden.

Colocando una sección en una habitación

When you set the Room on a Course Schedule, the system works for you in three ways.

Un selector de habitación mejor ajustado

El menú desplegable de la sala se encarga de poner el mejor ajuste primero y anota cada opción , por lo que no estás cogiendo cegado. Una fila lee algo como:

Chapel Hall 101 · cap 60 · ✓ ajusta · free
Sala 204 · cap 30 · Falta 1 · ocupado

• capa - capacidad de asientos de la habitación.
• ✓ cabe / falta N - si la habitación tiene las características del tipo de este curso requiere para esta modalidad.
• gratis/ocupado - si la sala ya está reservada durante el horario de reuniones de esta sección.

Habitaciones que son gratuitas, adaptadas y grandes flotan en la parte superior. Nada está oculto — todavía puede elegir cualquier habitación, pero las buenas opciones son obvias.

Advertencias y paradas duras

Al guardar, el sistema distingue "puede querer saber" de "esto no puede ser":

• Falta una función requerida → una advertencia. Te dicen que la habitación carece de algo por lo que el tipo de curso solicitó (e. . "Proyector faltante"), pero el guardado pasa. A veces un sustituto está bien, y usted está a cargo.
• **Reserva doble → bloqueada. * Si la habitación ya está reservada por otra sección a una hora de superposición en una fecha compartida, el guardado se detiene, nombrando el conflicto . Las clases de back-to-back (una termina como el siguiente comienzo) están bien.
• Habitación demasiado pequeña → bloqueada. No se puede mover una sección a una habitación con asientos menos de lo que ya se ha inscrito.

Cambiando salas, en el registro

Use el botón Cambiar sala de un horario del curso para mover una sección. Pide por la nueva habitación y una razón, y graba tanto en la Sala Cambio de registro de la sección con quién lo cambió como cuando — por lo que un cambio intermedio ("proyector rompió en 204") deja una pista. Moving a section to a bigger room also lets the waitlist promote into the new seats automatically.

Capacidad y lista de espera

This is where rooms stop being decoration and start protecting you from over-enrollment.

El límite de asiento

Cada Horario del Curso tiene una Inscripción Máxima. Cuando elijas una habitación, it por defecto de la capacidad de asientos de esa habitación — pero puedes sobrescribirla (un seminario limitado a las 12 en una sala de 30 asientos) o despejarla (sin cápsula). Deje en blanco y la sección no tiene límite y la lista de espera se mantiene inactiva.

Paralelamente, la sección muestra tres números en vivo:

• Seats Used — students who hold a seat (enrolled, plus those who've been invoiced and are paying).
• Inscripciones - demanda total, incluyendo borradores y lista de espera.
• Lista de espera — cuántos están en cola.

Uniéndose a la lista de espera

Cuando una sección está llena, un estudiante que se inscribe se coloca en la lista de espera en lugar de ocupar un asiento — ven un estado de lista de espera y su posición (#1, #2…). No se levanta ninguna factura para un estudiante en la lista de espera; están manteniendo un lugar en la línea, no un asiento.

Promoción automática

The moment a seat frees up — someone withdraws, an unpaid seat is released, you raise the cap, or you move the section to a bigger room — the next student on the waitlist is promoted automatically. Ellos (y usted, el registrador) son notificados. For a paid course, promotion raises their invoice; for a free one, they go straight in. La promoción es la primera vez que llegan, lo primero que sirve cuando se unen.

Cuando la línea no se limpia: "Sin asiento"

Si la inscripción se cierra mientras los estudiantes todavía están esperando, esos estudiantes se mueven a un estado de terminal Desasiento. Eso no es un retiro — nunca se sentaron — es simplemente el registro honesto en el que querían y la habitación no podía sostener . Da poder al informe de la Demanda Incumplida, tu evidencia de "necesitamos una habitación mayor o una segunda sección".

Por qué importa esto. Antes, un curso completo sobrecargado en silencio o volvió a los estudiantes sin rastro. Ahora se respeta la capacidad, la cola es justa y automática, y se cuenta a todos los estudiantes que no pudieron obtener un asiento.

Ver todo el término: informes

Three Desk reports (each filterable by Academic Term) turn all of this into a registrar's-eye view.

• Uso de la habitación — cada habitación con las secciones programadas en ella, sus días y horas y asientos vs. capacity — más habitaciones sin secciones, así que espacios vacíos son visibles. Esta es tu herramienta para enrollar secciones cuando una habitación está atascada y otra está inactiva.
• Secciones en lista de espera — cada sección que actualmente tiene una lista de espera, con su límite , asientos utilizados, longitud de la lista de espera y demanda total. Tu lista corta para "¿dónde necesitamos una habitación más grande u otra sección?"
• Demanda Incumplida: estudiantes que esperaron pero nunca obtuvieron un asiento (dessentado), agrupado por sección. El número duro detrás de una solicitud de más espacio.

Equipo de seguimiento: Integración de activos

If your seminary tracks Assets (ERPNext's fixed-asset register — the actual projector unit, the piano, the lab kit), every asset must live in a location. Para que eso no se esfuerce, el seminario espeja su Campus → Creando → Sala jerarquía en el árbol de ubicación de activos automáticamente. Create a room, and a matching location appears under its building and campus; an asset can then be placed "in" that room with no parallel bookkeeping.

Esto se controla en Configuración Seminaria → Instalaciones y Activos:

• Sincronizar salas para ubicaciones de activos — activadas de forma predeterminada. Si no registras activos, apaga y no se crean ubicaciones. Actívalo de nuevo y los campuses, edificios y habitaciones existentes son rellenados.
• Ubicación de recursos raíz — opcional. Donde tus espacios cuelgan en la ubicación árbol. Déjalo en blanco para usar una raíz de "Lugares seminarios" creada automáticamente, o apunta a una ubicación que ya usas.

El espejo es de un solo sentido (sus habitaciones conducen las ubicaciones, nunca el reverso), y nunca elimina un lugar que todavía tiene un activo. Un buen efecto secundario: porque las características de una habitación y sus activos ahora comparten un lugar, puedes conciliar "salas que deben tener un proyector" con "habitaciones que realmente tienen una".

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1 — Un curso de música que necesita un piano

Objetivo: cada sección de Hymnody debe colocarse en una habitación con un piano, y quieres ser advertido si no lo es.

1. Haz la función. Escritorio → Característica de la sala → confirmar la existencia de Piano (Categoría Música).
2. Etiqueta las habitaciones. En cada habitación que tiene una, añade Piano a sus características.
3. Describe la necesidad. Escritorio → Tipo de curso → Música → Requisitos: modalidad Todos → Piano. Establece el Tipo de curso del curso de Hymnody a Música.
4. **Programarlo. * Cuando configuras la habitación en una sección de Hymnody, El selector muestra ✓ fits para salas de piano y falta 1 para el resto. Elige una sala que no sea pianista y recibirás una advertencia despedida, tu llamada.

Ejemplo 2 — Un electivo popular se llena

Objetivo: Intro to Counseling tiene 25 asientos; esperas más interés.

1. Ábrelo. En la sección, la habitación es una habitación de 25 asientos, por lo que el Inscripción Máxima por defecto es 25.
2. Llena. El 26º estudiante se inscribe y es Esperado #1; el 27º es #2. No se han recaudado facturas para ellos.
3. Un asiento abierto. Un retiro de estudiante sentado. #1 es promovido automáticamente, facturado (es un curso de pago), y tanto ellos como tú eres notificado. #2 se convierte en #1.
4. Decides aumentarlo. Mueves la sección a una sala de 40 asientos con Cambio de espacio (razón: "movido a la Sala 300 por capacidad"). La lista de espera promueve en los nuevos asientos hasta que se despeje o la sala esté llena de nuevo.
5. Comienza el término. Cualquiera que todavía esté esperando se convierte en sin asiento y aparece en Demanda Incumplida: tu caso para una segunda sección el año que viene.

Ejemplo 3 — Se abre un segundo campus

Objetivo: modelo un nuevo campus de Downntown y rastrea su equipamiento.

1. Crea un campo Abajo, luego Edificio Annex (campus Abajo), y luego Descenso con el Edificio Annex: el Campus de cada habitación se rellena como Abajo.
2. Con Sincronizar salas para ubicaciones de activos, las ubicaciones coincidentes aparecen en Bajada → Annex automáticamente.
3. Registra los proyectores y pianos de Annex como Activos, colocando cada uno en la ubicación de su habitación . Ahora el equipo, las características y la programación de toda la línea.

Día a día para el registrador

• Agregue una habitación. Escritorio → Habitación → Nuevo. Establecer capacidad y características; opcionalmente un edificio . Eso es suficiente para empezar a programar contra él.
• Schedule a section. On the Course Schedule, pick the Room (use the ranked picker), confirm Max Enrollment, and save. Advertencias de atención; conflictos y movimientos de gran tamaño están bloqueados.
• **Encuentra una habitación gratuita en un momento dado. * Abre Uso de la habitación para el término y escanea habitaciones con huecos (o sin secciones en absoluto).
• **Gestionar demanda. * Comprueba Secciones en lista de espera durante el registro; cuando una sección se haya sobre-suscrito, suba el mayor, muévelo a una habitación más grande o abra una sección nueva. La lista de espera se promueve a sí misma a medida que aparecen los asientos.
• Mueve una sección. Usa Cambio de espacio (con una razón) — nunca simplemente vacíe el campo , así que el movimiento se registra.
• Justifica más espacio. Trae Demanda Incumplida a la conversación de planificación.

Referencia rápida

Si desea...	Haga esto
Añadir un espacio	Crear una sala (fijar capacidad de asientos)
Salas de grupo por sitio	Crea un campus y un edificio, luego establece el edificio de la habitación
Diga lo que ofrece una sala	Añadir características de la sala
Decir lo que necesita un curso	Establece el tipo de curso del curso; añade requisitos (modalidad → característica)
Coloca una sección	Establece la sala en el horario del curso (el selector clasifica mejor primero)
Captura de una sección	Establecer la inscripción máxima (por defecto en la habitación; en blanco = sin límite)
Evitar doble reserva	Nada — las reservas superpuestas de la misma habitación están bloqueadas al ahorrar
Mover una sección, en el registro	Usa Cambiar salón y da una razón
Permitir a los estudiantes en cola de cursos completa	Sólo inscríbete más allá del límite — los extras se esperan y se promocionan automáticamente
Ver quién fue rechazado	Ejecutar el informe Demanda Incumplida
Encontrar habitaciones gratis vs. ocupadas	Ejecutar el informe de Utilización de Habitaciones
Rastrear equipo en salas	Mantén Sync rooms to Asset Locations encendido; registra Activos en la ubicación de cada habitación
Saltar todo esto	Deja los Tipos, características y límites del curso vacíos; desactiva la configuración de sincronización

Relacionados

• Enrollment — how students enroll, and how waitlist promotion and unpaid-seat release fit the enrollment lifecycle.
• Attendance — ventanas de hora de check-in y la nota de zona horaria detrás de la zona horaria (informativa).
• Rol de usuario — quién puede administrar habitaciones, tipos de curso y programas.